Laa­dit­tu 23.5.2018. Vii­mei­sin muu­tos 23.5.2018.

1. Yleistä

Tämä tie­to­suo­ja­se­los­te antaa EU:n tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen (“Tie­to­suo­ja-ase­tus”) edel­lyt­tä­miä tie­to­ja rekisteröidylle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Yhtei­si­nä rekis­te­rin­pi­tä­ji­nä toi­mi­vat Har­jat­tu­la Golf & Count­ry Club ry. ja Har­jat­tu­la Golf Oy tämän tie­to­suo­ja-selos­teen mukai­ses­ti. Rekis­te­röi­ty­jen infor­moin­nin ja rekis­te­röi­dyn oikeuk­sien toteut­ta­mi­sen osal­ta vas­tuu­ta­ho­na toi­mii Har­jat­tu­la Golf Oy.

Rekis­te­rin­pi­tä­jän yhteys­hen­ki­lö ja yhteys­tie­dot:
Har­jat­tu­la Golf Oy
Toi­mi­tus­joh­ta­ja
Juha Lauk­ka­nen
juha.laukkanen@harjattula.fi
Puh. 040 587 6296

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja osa­kas­suh­tei­den, vie­ras­pe­laa­jien sekä gol­fin green car­din suo­rit­ta­nei­den hal­lin­taan tar­koi­tet­tu rekis­te­ri, jos­sa rekis­te­röi­ty­nä ovat itse jäsen­tie­ton­sa anta­neet jäse­net, vie­ras­pe­laa­jat ja eri­lai­sis­sa pro­mo­ti­lai­suuk­sis­sa yhteys­tie­ton­sa anta­neet poten­ti­aa­li­set uudet asiak­kaat, osak­kee­no­mis­ta­jat sekä gol­fin green car­din suorittaneet

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Alla ole­vas­sa tau­lu­kos­sa on yhteen­ve­to käsi­tel­tä­vien hen­ki­lö­tie­to­jen eri käyt­tö­tar­koi­tuk­sis­ta ja nii­hin sovel­let­ta­vis­ta oikeus­pe­rus­teis­ta sekä käsi­tel­tä­vis­tä henkilötietoryhmistä.

Käyt­tö­tar­koi­tus	Oikeus­pe­rus­te	Hen­ki­lö­tie­to­ryh­mät
Har­jat­tu­la Golf & Count­ry Club ry:n jäsen­luet­te­lon ylläpitäminen	Laki­sää­teis­ten vel­voit­tei­den nou­dat­ta­mi­nen; yhdis­tys­lain mukai­nen vel­voi­te jäsen­luet­te­lon ylläpitämiseen Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tet­tu etu mui­den kuin yhdis­tys­lain edel­lyt­tä­mien tie­to­jen osalta	Jäse­net; — nimi, jäsen­nu­me­ro, suku­puo­li, syn­ty­mä­ai­ka ja yhteys­tie­dot, osoi­te ja koti­paik­ka, käyt­tä­jä­ryh­mä, jäsen­mak­su­luok­ka ja muut jäse­nyy­teen liit­ty­vät tiedot
Har­jat­tu­la Golf Oy:n osa­kas­luet­te­lon yllä­pi­tä­mi­nen osa­keyh­tiö­lain mukaisesti	Laki­sää­teis­ten vel­voit­tei­den nou­dat­ta­mi­nen; osa­keyh­tiö­lain mukai­nen vel­voi­te osa­kas­luet­te­lon ylläpitämiseen	Osak­kaat — nimi, osa­ke­nu­me­ro, suku­puo­li, syn­ty­mä­ai­ka ja yhteys­tie­dot, kotipaikka
Pal­ve­lui­den tuot­ta­mi­nen sekä asia­kas­pal­ve­lun ja asia­kas­suh­teen hal­lin­noin­ti, kuten; tasoi­tuk­sen yllä­pi­tä­mi­nen sekä ajan­va­raus­ten hal­lin­noin­ti ja kil­pai­lu­jen järjestäminen	Sopi­muk­sen täy­tän­töön­pa­no tai sitä edel­tä­vät toi­men­pi­teet ja/tai rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­te­tut edut; (kuten, tasoi­tus, ajan­va­raus, kil­pai­lu­tu­lok­set jne.)	Nimi, yhteys­tie­dot, jäsen­nu­me­ro, suku­puo­li, mak­su­tie­dot, tasoi­tus, pelioi­keus, koti­seu­ra sekä tie­dot asiak­kaan käyt­tä­mis­tä pal­ve­luis­ta (kuten peli­kier­rok­set, kil­pai­lu­tu­lok­set ja bägi­kaa­pin vuo­kraa­mi­nen) jne. tai asiak­kaan itse anta­mat tie­dot, kuten kuva. Osak­keen omis­tus- ja vuokraushistoria
Mark­ki­noin­ti	Rekis­te­rin­pi­tä­jän oikeu­tet­tu etu, sekä asiak­kaan suos­tu­mus säh­köi­seen suoramarkkinointiin	Nimi, yhteys­tie­dot, jäsen­tie­dot, tasoi­tus­tie­dot ja pelihistoria
Tut­ki­mus­ten, sel­vi­tys­ten sekä mie­li­pi­de­ky­se­ly­jen toteut­ta­mi­nen ja tilastointi	Oikeu­tet­tu etu	Nimi, yhteys­tie­dot, mak­su­tie­dot, tasoi­tus, pelioi­keus, koti­seu­ra sekä tie­dot asiak­kaan käyt­tä­mis­tä pal­ve­luis­ta (kuten peli­kier­rok­set, kil­pai­lu­tu­lok­set ja bägi­kaa­pin vuo­kraa­mi­nen) jne. Osak­keen omis­tus- ja vuokraushistoria
Har­jat­tu­la Golf & Count­ry Club ry:n gol­fin green car­din suo­rit­ta­nei­den luet­te­lon ylläpitäminen	Oikeu­tet­tu etu	Nimi, suku­puo­li, syn­ty­mä­ai­ka. yhteys­tie­dot, sekä suo­ri­tuk­seen liit­ty­vät tie­dot, kuten ajankohta

5. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Jäsen­ten ja asiak­kai­den tie­dot säi­ly­te­tään jäse­nyy­den tai asia­kas­suh­teen ajan, mut­ta nii­den ajan­ta­sai­suut­ta ja säi­lyt­tä­mi­sen tar­peel­li­suut­ta arvioi­daan sään­nöl­li­ses­ti jäsen- tai asia­kas­suh­teen ajan.

Jäse­nyy­den tai asia­kas­suh­teen päät­ty­mi­sen jäl­keen hänet siir­re­tään ns. pas­sii­vi­sek­si, jon­ka jäl­keen tie­to­ja säi­ly­te­tään kol­me vuot­ta, ellei lain­sää­dän­tö muu­ta edel­ly­tä. Entis­ten jäsen­ten ja asiak­kai­den tiet­ty­jä tie­to­ja (ks. tar­kem­min koh­dan 4 tau­luk­ko yllä) voi­daan käyt­tää mark­ki­noin­ti­tar­koi­tuk­siin, jol­loin enti­siä jäse­niä tai asiak­kai­ta pide­tään ns. poten­ti­aa­li­si­na asiak­kai­na. Poten­ti­aa­lis­ten asiak­kai­den tie­dot pois­te­taan, mikä­li kysei­seen hen­ki­löön ei ole koh­dis­tu­nut mark­ki­noin­ti­toi­men­pi­tei­tä vii­mei­seen 12 kuu­kau­teen tai jos hen­ki­lö on kiel­tä­nyt häneen koh­dis­tu­van suoramarkkinoinnin.

Tie­to­ja voi­daan jäse­nen tai asiak­kaan suos­tu­muk­sel­la säi­lyt­tää toistaiseksi.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottoryhmät

Yhteis­re­kis­te­rin­pi­tä­jät voi­vat luo­vut­taa hen­ki­lö­tie­to­ja Suo­men Golfliit­to ry:lle, joka on Euroo­pan Golflii­ton (EGA) alai­nen viral­li­nen tasoi­tus­ta yllä­pi­tä­vä toi­mi­ja. Golfliit­to käyt­tää tie­to­ja asia­kas­pal­ve­luun, lajin ja toi­mia­lan kehit­tä­mi­seen sekä mark­ki­noin­tiin. Golflii­ton kes­kus­re­kis­te­riin toi­mi­te­taan seu­raa­vat tie­dot: Nimi, syn­ty­mä­ai­ka, yhteys­tie­dot, tasoi­tus, koti­seu­ra, jäse­nen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioi­keus (osakas/pelioikeuden hal­ti­ja), leh­den tilaus­tie­to (pape­ri­leh­ti, digi­leh­ti), peli­kier­rok­set ja tulokset.

Hen­ki­lö­tie­to­ja voi­daan luo­vut­taa myös viran­omai­sil­le laki­sää­tei­sis­sä tapauksissa.

Yhteis­re­kis­te­rin­pi­tä­jät voi­vat myös luo­vut­taa hen­ki­lö­tie­to­ja toi­sel­le Golflii­ton jäsen­seu­ral­le vie­ras­pe­laa­mi­seen liit­ty­vän asia­kas­suh­teen hoi­toa var­ten. Vie­ras­ken­tän ajan­va­raus­jär­jes­tel­mään toi­mi­te­taan seu­raa­vat tie­dot: nimi, syn­ty­mä­ai­ka, yhteys­tie­dot, tasoi­tus, koti­seu­ra, jäse­nen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioi­keus (osakas/pelioikeuden haltija).

7. Henkilötietojen siirtäminen

Rekis­te­rin­pi­tä­jä käyt­tää ali­hank­ki­joi­ta tie­to­jen käsit­te­lys­sä, mut­ta tie­to­ja ei siir­re­tä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekis­te­rin­pi­tä­jä tekee asian­mu­kai­sen tie­to­suo­jan ja ‑tur­van var­mis­ta­mi­sek­si tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen edel­lyt­tä­män sopi­muk­sen käyt­tä­mien­sä hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­li­jöi­den kanssa.

8. Henkilötietojen lähteet

Hen­ki­lö­tie­to­ja kerä­tään pää­asias­sa rekis­te­röi­dyl­tä itsel­tään. Hen­ki­lö­tie­to­ja voi­daan kerä­tä myös rekis­te­röi­dyn käyt­täes­sä rekis­te­rin­pi­tä­jän palveluita.

9. Rekisteröidyn oikeudet

9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus saa­da rekis­te­rin­pi­tä­jän vah­vis­tus sii­tä, käsi­tel­lään­kö rekis­te­röi­dyn hen­ki­lö­tie­to­ja vai ei tai onko nii­tä käsi­tel­ty. Mikä­li rekis­te­rin­pi­tä­jä käsit­te­lee rekis­te­röi­dyn hen­ki­lö­tie­to­ja, rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus saa­da tämän asia­kir­jan tie­dot sekä jäl­jen­nös käsi­tel­tä­vis­tä ja käsi­tel­lyis­tä hen­ki­lö­tie­dois­ta. Rekis­te­rin­pi­tä­jä voi periä koh­tuul­li­sen hal­lin­to­mak­sun rekis­te­röi­dyn pyy­tä­mis­tä lisä­jäl­jen­nös­kap­pa­leis­ta. Mikä­li rekis­te­röi­ty tekee pyyn­nön säh­köi­ses­ti, eikä hän ole pyy­tä­nyt muu­ta toi­mi­tus­muo­toa, tie­dot toi­mi­te­taan ylei­ses­ti käy­tös­sä ole­vas­sa säh­köi­ses­sä muo­dos­sa. Lisäk­si rekis­te­röi­ty voi pyy­tää itse toi­mit­ta­mien­sa tie­to­jen siir­toa kone­luet­ta­vas­sa muo­dos­sa tie­to­suo­ja-ase­tuk­seen perustuen.

9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekis­te­röi­dyl­lä on myös oikeus pyy­tää rekis­te­rin­pi­tä­jää oikai­se­maan tai pois­ta­maan hen­ki­lö­tie­to­jaan ja hän voi kiel­tää hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­lyn suo­ra­mark­ki­noin­ti­tar­koi­tuk­siin. Rekis­te­röi­dyl­lä on myös tie­tyis­sä tilan­teis­sa oikeus pyy­tää hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­lyn rajoit­ta­mis­ta tai muu­ten vas­tus­taa käsittelyä.

9.3 Oikeus peruttaa suostumus

Mikä­li rekis­te­rin­pi­tä­jä käsit­te­lee rekis­te­röi­dyn hen­ki­lö­tie­to­ja suos­tu­muk­sen perus­teel­la, rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus peruut­taa suos­tu­muk­sen­sa. Suos­tu­muk­sen peruut­ta­mi­nen ei vai­ku­ta ennen sen peruut­ta­mis­ta suo­ri­te­tun käsit­te­lyn lainmukaisuuteen.

9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikä­li rekis­te­röi­ty kat­soo, ettei hänen hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­ly ole lain­mu­kais­ta, hänel­lä on oikeus teh­dä asias­sa vali­tus valvontaviranomaiselle.

9.5 Oikeuksien käyttäminen

Rekis­te­röi­dyt voi­vat tar­kas­taa tähän selos­tee­seen liit­ty­vät omat tie­dot pää­osin seu­ran käyt­tä­mäs­tä säh­köi­ses­tä jär­jes­tel­mäs­tä (Nex­golf tai golfbox).

Kaik­ki muut täs­sä selos­tees­sa mai­ni­tut pyyn­nöt tulee toi­mit­taa yllä­mai­ni­tul­le rekis­te­rin­pi­tä­jän yhteys­hen­ki­löl­le kir­jal­li­ses­ti. Pyyn­nön esit­tä­jän tulee todis­taa hen­ki­löl­li­syys käyt­täes­sään rekis­te­röi­dyn oikeuksia.

10 Henkilötietojen suojaus

Hen­ki­lö­tie­dot sijait­se­vat pää­asias­sa hen­ki­lö­tie­to- ja varaus­jär­jes­tel­mäs­sä. Hen­ki­lö­tie­toi­hin pää­sy­oi­keus on ainoas­taan rekis­te­rin­pi­tä­jien työn­te­ki­jöil­lä, jot­ka ovat vai­tio­lo­vel­voit­teen pii­ris­sä ja joil­la on tar­ve käyt­tää rek­si­te­riä työ­teh­tä­vien­sä teke­mi­seen.
Hen­ki­lö­tie­to­ja suo­ja­taan myös käyt­tö­oi­keuk­sien rajaamisella.

Tie­to­ko­neet ja jär­jes­tel­mät on suo­jat­tu palo­muu­reil­la ja viruksentorjuntaohjelmistoilla.

Toi­mis­to- ja arkis­to­ti­lat ovat toi­mis­ton kiin­nio­loai­koi­na luki­tut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.